文档管理的安全性问题

如何管理积累的大量知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，是让很多企业非常头疼的问题。科学的文档管理能让这个难题迎刃而解。

知识管理正在得到我国企业的广泛重视。企业管理层在推进知识管理时候常常会遇到很多问题：知识管理的战略该如何制定？企业的知识资源该如何梳理？企业知识管理系统该如何建设和应用？解决以上问题的关键在于科学的文档管理。

企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰。其一，企业的知识资源内容庞杂、体系繁多，如何通过一个统一的体系对这些知识进行分类；其二，当所有知识都已被放在系统中统一管理起来后，应用时该如何确保这些知识的安全性；其三，面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到所需的文档内容。

目录设置 有效分类文档

企业知识文档的数量往往都很大，这就需要设置知识库的目录来进行管理。企业可以按照部门、企业组织架构来设置文档的目录。如把集团的文档单独放在一个目录下，把不同业务部门的文档放在不同业务部门的目录下。但是，这种分类方法可能会有个问题：当企业组织结构发生变化时，就需要重新调整分档的分类。因此，采用这种分类方法时，要将组织结构与职能部门的特点结合起来。

知识库目录一般是分层级的。第一层可以按照企业大的组织结构来设置，如集团、子公司A、子公司B等这样一个体系来设置。第二层可根据职能部门的特点来划分。财务部、人力资源部等部门的职能相对稳定，如财务管理包含的成本管理、固定资产管理、财务报表管理等内容，这对所有企业来说基本上是相同的。因此，可以按照这个维度设置知识库的二级目录。再比如说，营销领域在管理学上有非常清晰的界定，包括4p理论、5p理论等。按照这些理论来设置营销领域的文档目录，也是一个比较好的方法。这样，就无须再探讨营销领域的职能到底属于哪个部门。

此外，设置知识库目录还需要遵循两大原则。

第一，相互独立、完全穷尽。互相独立是指如果一个文档在某一个目录下存在，就不能出现在其他目录。目录之间是相互独立的，不能重叠、交叉。完全穷尽是指知识库目录应该覆盖企业所有的文档，要避免有些文档找不到合适的目录存放。

第二，层级不宜过多。一般来讲，企业知识库目录设置不能超过四层。否则，就会影响员工维护、应用知识库的积极性。同时还要注意的是，知识库目录的设置要以满足用户需求为准则。

权限体系 保证文档安全

由于每一个知识库目录都对应着相应的部门，找到知识库目录和公司部门对应的映射关系，就可以通过横向的权限设置来控制文档，如财务相关目录下的文章主要在财务部门应用，营销相关目录下的文档在营销部门和市场部门应用，业务部门的文档主要在业务部门应用。这样，就避免了部门之间交叉泄露的可能性。

纵向文档权限的设置要考虑文档和用户两个因素。企业可以给每个文档设置相应的安全级别。有些普通的文档，如企业文化、常用的规章制度等，其安全级别是比较低的，可以在企业内部充分共享。而像合同、财务相关的机密报表等文档，只能在小范围内内容共享，其安全级别就应该设置得比较高。同样，还可以给系统中的每个用户都设置安全级别，并将用户的安全级别与文档的安全级别对应起来。这样，就把纵向的安全体系定义清楚了。

横向的安全体系与纵向的安全体系结合起来，就构成了一个比较严密、规范、完善的文档权限体系。这样，就能保证文档信息在被充分利用的同时，尽量减少被泄露的机会。

将知识管理文档安全体系落实到每一个文档时，还有一些技巧可以参考。比如说，企业可以通过系统将一个文档的标题、目录、摘要和关键词广泛共享，但是需要对文档的正文或关键内容进行权限控制。这样，就可以保证员工在必要情况下都能够通过授权来获取所需的文档内容。

定位检索 快速查找文档

如果企业的文档数量只有几百个、上千个，员工可以很容易找到所需的内容。但是，对具有一定规模的企业来说，文档数量就可能高达几十万个，甚至更多。这时，用户要检索自己所需要的文档时就会遇到困难：无法找到想要的东西，或者输入主题词后搜索出来的相关文档太多，难以筛选。要解决这个问题，可以从以下三个方面着手。

第一，增加检索的便利性。这可以通过建立一套比较完备的命名规则来实现。电子文档的命名是有讲究的。比如说，一个标题为《通知》的文档，光看标题，用户是无法知道通知是关于哪方面内容的，更无法了解文档的核心内容。企业在创建文档时应该按照统一规范的规则命名，这样用户就可以通过文档的标题快速检索。比如说，通过"公司名+部门名+内容+版本号"等一连串的字符，把文档的核心内容展示出来。

如果每个员工都能够按照知识管理中的文档命名规则来命名，那么，用户就可以快速地检索定位所需文档内容。

第二，通过设定关键词、摘要、目录或其他一些核心信息，让用户通过关键词、摘要等检索到相应的文档。这是非常耗费精力的一项工作，尤其是对有些已经运作多年并已积累了庞大的内部文档的企业来说，给所有文档摘出关键词等是非常困难的。建议企业只挑选一些关键文档做此处理，普通文档就无须这样考虑了。

第三，通过多维分类检索定位文档。企业可以通过更多不同纬度的分类方法对文档进行分类。在设置多维分类属性时有很多分类方法，其中有些方法是所有企业都适用的。比如说，几乎所有企业都拥有像公司新闻、企业规章制度、会议纪要等这样的文档，可以通过分类属性的设置给这些文档加一个标签。比如说，通过"任命"这个标签把系统中所有带"任命"标签的文档提取出来。还有些维度与企业的业务特点相关。如房地产企业从开始的土地获取到最后整个楼盘出售的文档都可以整合成多维的分类属性，房地产企业也可以按照楼盘的属性对所有与楼盘信息相关的文档进行分类。制药型企业可以按照"疾病"的维度按病症分类，也可按照医院的科室进行分类。因此，企业在设置多维分类的时候，一方面可以参考企业普遍包含的文档内容，另一方面可根据企业的业务模式、业务特点来设置。

设置多维属性分类时会遇到一个常见的问题，如果文档的多维分类属性特别多，会给用户带来一些麻烦，如用户在创建、上传文档时不但要选择目录，还要选择与文档相关联的属性，而这个关联性需要用户自己去判断。如果多维分类属性设置得太多，那么用户判断文档的归属时是非常困难的。因此，企业设置多维分类属性时要把握平衡：既能满足企业通过多维度快速检索文档的需求，又不会给用户带成麻烦。

此外，还有其他一些工具和方法可以帮助用户快速检索和定位文档，如高级查询、高级搜索等。还有一个很重要的方法就是知识地图的建立和管理。通过建立多门类知识地图同样可以帮助用户快速定位文档。企业可以就财务相关的内容建立一个知识地图，也可以根据人力资源等不同的管理领域来建立。此外，企业还可以根据岗位建立知识地图。比如说，可以把销售人员所要具备的素质、工作特点、岗位特征等文档全部归到销售人员的知识地图上，用户通过知识地图就可以快速检索到与销售相关的文档。